Tản mạn về điện thư (email) - Phần I

Thân chào các Bê,
Hôm nay Đệ xin đề cập đến một đề tài hơi tế nhị nên thành thật xin lỗi trước nếu đề tài này làm quý vị phật lòng. Cuộc sống hiện tại vào thế kỷ 21 với phương tiện điện toán quá phổ cập đã mang lại bao nhiêu tiện ích nhưng đồng thời cũng gây nhiều phiền nhiễu và có thể cả nhiều buồn phiền!
Hôm nay, xin được viết về những phiền não của thư điện tử (điện thư, email).
1. Chuỗi thư về một đề tài.
Không biết phải dùng chữ gì để diễn tả về khái niệm "mail thread" nên cứ tạm gọi là "chuỗi thư". Khi một người viết (sender) gởi một email cho nhiều người (multiple recipients) thì là khởi đầu cho một chuỗi thư (hay tệ hơn nữa: nhiều chuỗi thư) khi người nhận bắt đầu đáp trả (reply); đặc biệt là khi đáp trả bằng cách "reply all" (hoàn thư được gởi ngược lại người viết và những người nhận khác). Các Bê cũng tưởng tượng hoặc từng trải qua hiện tượng "rối loạn điện thư" vì đề tài đầu có thể bị chìm ngập (drown) trong những phản bác và những đề tài phụ. Thí dụ như người viết bắt đầu với đề tài đầu tiên để nói về vấn đề A nhưng vì trong email có vài câu không hợp ý người nhận nên phản biện không phải là vấn đề A mà là những nhận xét và phê bình về những câu mình không thích; đôi khi chẳng ăn nhập gì với vấn đề A. Hiện tượng này không mới vì chúng ta thường thấy trong những cuộc đấu khẩu mà không có người điều hợp tốt (good moderator). Cái mới là thay vì nói thì trong chuỗi thư người tham dự muốn phản biện, phản bác, hoặc đưa ra đề tài mới mà không ai ngăn cản nổi!!! Một đề tài nguyên thủy trở thành một mớ hổ lốn trong vòng vài tiếng đồng hồ! Làm sao tránh tình trạng này?
Đệ xin nêu ra hai cách để tránh tình trạng này:
   A. Xin đừng dùng email gởi cho nhiều người để bàn thảo về một đề tài. Có lẽ là bàn thảo nhóm (group chat) là phương cách thích hợp hơn để bàn thảo một đề tài đơn giản. Còn đề tài không đơn giản thì chắc có lẽ cần một diễn đàn (forum). Các Bê nhớ cho rằng điện thư thì vẫn là thư. Có nghĩa là những tất cả những nghi thức định đặt cho cách viết thư (etiquette about letter writing) cũng vẫn cần áp dụng cho email.
   B. Người nhận email nên tự chế để chỉ bàn về đề tài nguyên thủy do người gởi thư đầu (original sender) đặt ra. Nếu muốn nói về vấn đề khác thì hãy mở một chuỗi thư mới với nhan đề khác (different subject title).

2. Một vấn đề khác là trả lời với lịch sử của những trao đổi trước (reply with history). Đa số dịch vụ điện thư đều hoạch định sẵn là khi người nhận muốn hồi âm thì máy tính tự động chép lại lịch sử của những trao đổi trước ở cuối thư mới. Điện thư cho công việc (business email) rất cần thuộc tính này vì người đọc có thể nắm được trọn vẹn những trao đổi trước đó mà không phải tìm kiếm trong các thư cũ. Tiện ích là thế nhưng nếu chuỗi thư (như đã nói ở trên) trở thành "ngoài tầm kiểm soát" (uncontrolable and/or out of control) thì reply with history làm mỗi thư hồi đáp trở thành quá dài và lập đi lập lại. Người nhận phải đào bới trong mớ hổ lốn đó và phải suy luận khi đọc để tái lập tiến trình trước sau của những hồi âm. Hơn nữa không phải ai cũng có máy xịn và đường giây Internet xịn để tải những hồi âm lập đi lập lại này. Thật là phiền một cách không cần thiết. Làm sao tránh tình trạng này?
Đệ xin nêu ra hai cách để tránh tình trạng này:
   A. Nếu Bê biết cách để định đặt sẵn thuộc tính reply with history thì nên chỉnh sửa định đặt sẵn (default settings) này thành "reply" chứ không phải "reply with history". Còn nếu Bê không biết cách chỉnh sửa thì sao? Thì ai chả có con cháu lúc nào cũng muốn "lấy le" với ông bà, cha mẹ. Nhờ chúng là xong; nhất là chuyện liên quan tới computer.
  B. Nếu Bê không muốn chỉnh sửa như trên thì cứ mỗi lần bắt đầu hồi đáp mà thấy có chữ sẵn (history) thì xin xóa nó đi trước khi đánh hồi đáp. Làm sao xóa? Bê cứ nói với con cháu là Bê muốn "delete the history" thì tụi nó sẽ làm cho coi một lần rồi sau đó cứ thế mà làm.

3. Dùng email như phương tiện loan tải tuyên truyền hoặc thông báo (broadcasting). Chắc ai cũng đã từng nhận được những điện thư mà danh sách gởi (distribution list) là cả trăm người sau đó người nhận thấy "hay" nên chuyển (forwarding) tới cả trăm người bạn của mình. Broadcasting, tự nó, không phải là xấu vì phương tiện này là cách truyền tin cho mọi người cùng một lượt rất nhanh chóng. Nhưng, xử dụng không khéo thì chẳng mấy chốc mà thơ đầu tiên gởi ra (với một đề tài nhất định) sẽ không còn ý nghĩa gì cho những người "bị" có tên trong danh sách chuyển của những người sau. Làm sao tránh tình trạng này?
Đệ xin nêu ra hai cách để tránh tình trạng này:
   A. Nếu Bê nhận được thư gởi cho một nhóm (trong đó có cả Bê; dĩ nhiên rồi nếu không thì đâu có nhận được thư này!) thì xin đừng chuyển tới (forwarding) cho các bạn bè khác. Nếu thấy là tin tức này có một số người (không có trong danh sách) cũng cần biết thì xin gởi một thơ hồi đáp cho người gởi đầu tiên để hỏi ý kiến xem họ có muốn gởi tin tức đó cho những người mình đề nghị. Đây là cách tỏ sự tôn trọng với người gởi đầu tiên.
  B. Người gởi dùng một "group ID" (địa chỉ nhóm), thí dụ như TrungVit64@gmail.com để gởi thư cho những người bạn cũ từ trường Trứng Vịt vào đệ thất năm 1964. Người nhận có thể hồi đáp về TrungVit64@gmail.com mà không biết những ai sẽ được nhận. Bê nên cẩn thận để tránh mất lòng những người trong danh sách. Tỉ dụ, trời xui đất khiến mà mình nhớ đến Mai (tạ) nên trong thơ hồi đáp mình lại viết "Trời ơi! Mấy chục năm rồi vẫn còn nhớ mụ béo Mai Tạ. Không biết bây giờ mụ ở đâu?" Thơ hồi đáp về TrungVit64@@gmail.com mà không biết rằng Mai có trong danh sách TrungVit64@gmail.com! Dĩ nhiên là dù Mai bây giờ là Mai (liễu) rồi nhưng không giận sao được! Group ID rất tiện nếu có người chủ quản giỏi (good administrator). Danh sách những tên trong group id cũng cần được cập nhật để duy trì tính chính xác.

Tản mạn về email thì không phải một bài mà xong được! Tản mạn về điện thư (email) - Phần II xin nói về tính bảo mật của nội dung điện thư cá nhân (email content confidentiality/privacy) và sự khác biệt giữa emailing và blogging (điện thư và [nhật] ký). Bê nào không biết sự khác biệt giữa danh sách to: và bc: và bcc: thì xin chờ xem phần II. Tuần tới? Hay là mình trở lại vấn đề hưu trí?


Chú thích:
Bê 60: Từ chữ tắt B60 (Beyond 60 years young) để chỉ các bác trên 60 tuổi trẻ. Các  Bê mặc dầu còn tương đối trẻ (mới sáu mấy chứ mấy!) nhưng cứ mở hộp thư là bị "tràn ngập biển người với các chuỗi thư thì thật là bối rối! Mắt đã kém mà đọc mấy mớ rối bời này thì thật khổ thân trẻ (mới trên 60 nên chưa nhận già)!